contact vestigingen inloggen

Een calamiteit en dan?

Een calamiteit treft je organisatie. Dit wijkt af van de gebruikelijke dagelijkse routine. Hoe ga je daar slim mee om? 

Iedereen krijgt er wel eens mee te maken in zijn privéleven. Ook bedrijven ontsnappen er niet aan. Onze ervaring leert dat weinig organisaties een plan hebben hoe te handelen, zowel direct na de vervelende gebeurtenis met behulp van calamiteitenplan als op langere termijn met behulp van continuïteitsplan.

In 2008 is de TU Delft getroffen door een grote brand. Binnen een week was er weer onderwijs mogelijk doordat een goed calamiteiten- en continuïteitsplan beschikbaar was, wat goed opgevolgd is. Het heeft dus zin om een plan te maken. Heb je als organisatie geen plan, begin dan nu. Carlo van den Kieboom, riskmanager geeft aan: “Denk bij het maken van een plan in ieder geval over de volgende vijf onderdelen na. Deze onderdelen vormen de basis van een continuïteitsplan.”

1. Welk doel heb je?

Denk als eerste na wat je als organisatie wilt gaan doen. Stop je je activiteiten? Ga je door? Op dezelfde locatie of op een andere locatie? “Je ideeën moeten aansluiten bij de ontwikkelingen die je op de middellange termijn voorziet voor je organisatie.” vult Van den Kieboom aan.

2. Waar zullen knelpunten optreden?

Waar zitten de knelpunten. Kijk hierbij naar mensen en middelen. Wie zijn de key-personen, wat zijn levertermijnen voor machines? Zijn er geschikte locaties beschikbaar. Hoe snel kun je over deze locatie beschikken en zijn er alternatieven?

3. Wie doet wat in de organisatie?

De aandachtsgebieden moeten worden verdeeld over de medewerkers van het calamiteitenteam. Voor iedereen moet een vervanger beschikbaar zijn. De aandachtsgebieden zijn: klanten, leveranciers, aandeelhouders/stakeholders, de media, je personeel en toezichthouders/overheden.

4. Hoe gaan we om met publiciteit?

Zorg er voor dat je een woordvoerder hebt benoemd. Stel de inhoud van je boodschap vast en hou je aan de volgende punten:

1) Breng de situatie in beeld. 2) Vertel wat je weet en vertel ook wat je niet weet. 3) Wat is er misgegaan en wat kan er nog gaan gebeuren, 4) wie hebben er allemaal last van en 5) waarom is het misgegaan. Van den Kieboom merkt op: “Het is niet erg dat je bij een calamiteit niet alles weet. Het is immers een ongewone situatie. Alles komt een keer uit, wees dus open en eerlijk. Betrouwbaarheid is een cruciaal punt in je communicatie naar de buitenwereld. Kom je onbetrouwbaar over, dan volgt speculatie en wordt er dieper gegraven waardoor er meer problemen gaan ontstaan.”

Vergeet niet om aan te geven waar en wanneer er meer informatie zal worden gegeven. Probeer altijd het initiatief in eigen hand te houden. Dit zorgt voor minder onrust in de turbulente situatie bij een calamiteit. En denk aan de communicatie richting eigen medewerkers. Zij zijn ook getroffen en wanneer zij worden vergeten zal dat zeker zijn weerslag hebben op de toekomst van de organisatie.

5.​Waar bewaar ik mijn continuïteitsplan.

Het lijkt overbodig, maar zorg er voor dat iedereen in het calamiteitenteam een papieren exemplaar van het plan thuis heeft. Natuurlijk is in het digitale tijdperk een exemplaar in de cloud of op tablet/smartphone, ook reuze handig. Een continuïteitsplan kan heel uitgebreid worden, maar een beperkt plan kan er al toe leiden dat er in de cruciale uren na een calamiteit geen tijd verloren gaat en je direct tot actie over kunt gaan.

Hou het initiatief!

Tot slot geeft Van den Kieboom aan: “Uiteraard kunnen wij u helpen bij het opstellen van een calamiteiten- en continuïteitsplan en hierin advies op maat geven.”

Direct geregeld!

24/7 bereikbaar

© Thoma Groep 2017